Communication par e-mail inefficace sur le lieu de travail : 8 raisons de problèmes


Pourquoi le courrier électronique est inefficace pour la communication sur le lieu de travail

La communication interne de votre entreprise passe-t-elle par e-mail ? Les employés comptent-ils sur le courrier électronique pour communiquer tout en collaborant ou en résolvant un problème ? Les réponses aux questions importantes sont-elles enfouies sous de longs fils ? Ou pire sous des centaines de messages « répondre à tous » ? Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, vous savez probablement déjà que le courrier électronique est inefficace pour la plupart des communications quotidiennes que nous effectuons au travail.

Bien qu’il s’agisse d’un excellent outil pour certains types de communication, tels que contacter des fournisseurs tiers ou contacter des clients, l’utiliser comme outil par défaut pour effectuer le travail n’est pas idéal. Les huit points suivants révèlent pourquoi le courrier électronique est inefficace pour la productivité ainsi qu’une grande source de frustration et une méthode de communication exclusive pour les employés sans bureau.

1. Surcharge d’e-mails

En 2017, plus de 269 milliards d’e-mails ont été envoyés/reçus chaque jour. Le travailleur moyen recevra 122 de ces e-mails chaque jour, dont seulement 38 % contiendront des informations importantes et pertinentes. Lorsque les gens sont bombardés de toutes ces informations superflues, ils les suppriment ou les survolent simplement en bloc, ce qui permet de manquer facilement des informations importantes qui sont enterrées.

2. Temps perdu

Le McKinsey Global Institute a découvert qu’un employé moyen passe 13 heures par semaine à vérifier, lire et répondre aux e-mails, ce qui représente 28 % de la semaine de travail. Avec moins de la moitié des e-mails méritant votre attention et beaucoup ne sont pas lus, c’est une grosse partie du temps perdu. De plus, se remettre simplement au travail après avoir répondu à un e-mail prend en moyenne 64 secondes. Cela diminue la productivité lorsque les employés vérifient leurs e-mails 36 fois par heure. Un employé en contact direct avec les clients ne peut tout simplement pas consulter ses e-mails à ce rythme, car cela aurait non seulement un impact sur la productivité, mais également sur la satisfaction des clients.

3. Pas fait pour la collaboration

Le courrier électronique n’a pas été conçu pour être un outil de collaboration, pourtant tant de gens l’utilisent de cette façon. De la gestion de projets au dépannage d’un problème, les fils de discussion sans fin deviennent inefficaces, déroutants et mauvais pour la productivité. Avec de nombreux produits de collaboration et de gestion de projet désormais disponibles, le courrier électronique ne devrait jamais être l’endroit où vous tourner pour rester au top des tâches et des projets.

4. Pas fait pour les conversations en temps réel

Nous savons grâce à nos textos constants que les malentendus et les sous-textes mal interprétés se produisent tout le temps. Le courrier électronique convient à certains cas d’utilisation et activités, mais lorsque vous devez tenir une conversation avec une personne ou un groupe de personnes, le courrier électronique ne doit pas être la valeur par défaut. Les employés doivent être équipés de tous les modes de communication afin qu’ils puissent choisir le mode approprié à chaque situation. Parfois, il appelle un message instantané, un appel téléphonique, un appel de partage d’écran ou même un échange push to talk (radio).

5. Les travailleurs sans bureau n’utilisent pas le courrier électronique

Plus de 72 % de la main-d’œuvre ne s’assoit pas à un bureau et n’utilise pas de courrier électronique. Ces travailleurs sans bureau, tels que les ingénieurs de terrain, le personnel de l’hôtellerie et les travailleurs des services publics, ont besoin de savoir ce qui se passe dans l’entreprise, mais lorsque ces informations sont envoyées par courrier électronique, elles les manquent complètement. S’assurer que les travailleurs sans bureau reçoivent des communications internes est crucial pour les garder informés et engagés. Une entreprise a constaté que les taux de rétention et les performances au travail s’amélioraient considérablement lorsqu’elle arrêtait d’envoyer des informations par e-mail et passait à une méthode axée sur le mobile que les employés utilisaient déjà.

6. Pas mobile d’abord

Le courrier électronique a été conçu pour les ordinateurs dotés d’un écran plus grand, et non pour les appareils mobiles. Le courrier électronique, même sur une application mobile, est lent, maladroit et souvent déroutant. Les travailleurs sans bureau sont souvent en déplacement ou doivent résoudre des problèmes sur place devant les clients et ne peuvent pas parcourir des e-mails sans fin pour trouver les informations dont ils ont besoin. Et lorsqu’ils ont besoin d’une réponse rapidement, ils n’en recevront pas par e-mail.

7. Aucune responsabilité

Avec le courrier électronique, il y a peu de responsabilité et aucun moyen facile de savoir si quelqu’un a ouvert et lu le message. Les communications d’entreprise ou les RH n’ont aucun moyen de savoir si les employés ont lu une mise à jour importante de l’entreprise et tout peut être attribué à « Oh, je n’ai pas reçu cet e-mail ».

8. Référentiel de contenu inefficace

Nous avons établi pourquoi le courrier électronique est inefficace pour la communication et la collaboration en temps réel, mais c’est également un mauvais référentiel pour les connaissances de l’entreprise. Rechercher dans votre boîte de réception est toujours un casse-tête. Vous vous creusez la tête pour un mot-clé ou qui a envoyé l’e-mail ou pire quelle date il a été reçu. Il n’y a tout simplement aucun moyen de se souvenir de tous ces détails lorsque votre boîte de réception est encombrée de centaines d’e-mails. Et pour les employés qui ne sont pas assis devant un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau, il est encore plus difficile de rechercher le bon échange d’e-mails. Selon une étude du Service Council, la deuxième chose que les employés des services sur le terrain n’aiment pas est le temps qu’il faut pour trouver les informations nécessaires pour faire leur travail.

Une meilleure alternative aux e-mails sur le lieu de travail

Bien que parfaitement adapté à certains cas d’utilisation de la communication, le courrier électronique est inefficace pour de nombreuses activités de communication cruciales. Pour que les entreprises prospèrent, il est essentiel de réfléchir de manière stratégique à la recherche d’une solution qui connecte efficacement les équipes en temps réel afin qu’elles puissent collaborer, obtenir des réponses et partager des informations. Plus encore, les dirigeants doivent s’assurer que les communications d’entreprise atteignent tous les niveaux de l’organisation.

Des outils de communication d’entreprise comme le zinc assurez-vous que la communication circule librement dans toute l’organisation et que tout le monde, du bureau au terrain, reste informé des dernières informations.

Chez Zinc, nous résolvons ces problèmes de communication pour les entreprises avec des travailleurs sans bureau dans divers secteurs. Zinc Real-Time Communication permet aux utilisateurs de cibler les messages, évitant ainsi une surcharge de communication et une perte de temps, de communiquer en utilisant le mode le mieux adapté à la situation et d’envoyer des communications descendantes de manière efficace et consommable. Avec des mesures clés et des données d’analyse de communication, la direction sait immédiatement à quel point la main-d’œuvre est informée. Et parce que Zinc est conçu pour les travailleurs sans bureau, il est avant tout mobile et facile à utiliser.

À PROPOS DE Kristen Wells

Kristen est directrice principale des communications d’entreprise chez ServiceMax et éditrice de Field Service Digital. Elle est passionnée par l’élévation des histoires des femmes en service sur le terrain et l’amélioration de la communication entre le terrain et le bureau. Avant ServiceMax, Kristen a occupé des postes de marketing de contenu dans des startups telles que Zinc et cielo24. Kristen est titulaire d’un BA en communication avec une spécialisation en rédaction professionnelle de l’Université de Californie à Santa Barbara.



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